Introduction
Nous nous sommes rendus avec Annie Dupuis à la formation bourse aux livres organisé par la fédération FCPE 59. Vous pouvez trouver le compte-rendu de la même formation de l'an passé sur ce blog. Nous maitrisons maintenant plutôt bien le logiciel mais nous avions demandé une remise en forme de notre base de données qui s'était détérioriée au fil des mises à jour et nous souhaitions savoir où en était l'inscription en ligne des nouveaux adhérents. De plus Annie Dupuis souhaitait avoir des informations pour la mise en place d'une bourse aux fournitures dans le collège de son autre enfant.
Présentation
Anne Goffart accueille les participants en insistant sur sa réélection au congrès FCPE 59 du 4 mars. Un compte-rendu de ce congrès, auquel nous avons assisté, sera disponible sur ce blog dès qu'humainement possible. La présidente aborde quelques points :
- Des problèmes ont été rencontrés par le conseils locaux suite à la mise en place de la carte génération HDF. Notre conseil local n'ayant pas rencontré de problème à ce sujet, je demande de quels problèmes il est question. Il répondu que des terminaux de paiements n'ont pas été livrés à temps. Le fait que le lycée Fénelon a mis à notre disposition un accès Internet nous a évité ces soucis. La secrétaire générale indique aussi que la FCPE a demandé à la région de revoir leur politique concernant les boursiers, c'est à dire d'allouer aux boursiers une subvention d'un montant supérieur.
- Il est dit que la mise en place d'une bourse aux fournitures dans les collèges est un bon moyen de recruter des adhérents mais aussi d'avoir une influence sur le montant des fournitures et le poids des cartables.
L'animateur de la réunion, à savoir le trésorier de la FCPE 59, indique que cette réunion sera basée sur un échange plutôt que sur une présentation comme les précédentes éditions.
Tour de table
Un tour de table des participants est effectué.- Deux employés de la FCPE nationale sont présents : Yvon Abalé, jeune assistant-développeur particulièrement affecté à la mise en place du site de pré-adhésion et Xavier Rouilly qui s'occupe depuis 20 ans du logiciel de gestion de bourse aux livres et de bourse aux fournitures.
- Un certain nombre de participants souhaitent mettre en place des bourses aux fournitures à partir de rien ou avec un mode d'organisation un peu meilleur. A noter qu'un établissement dispose déjà d'une coopérative de fournitures scolaires gérée par l'administration de l'établissement.
- D'autres participants sont ici pour connaitre les pratiques des autres lycées concernant la bourse aux livres. Les témoignages font état d'une charge lourde seulement partiellement soulagée par le logiciel BAL car la saisie est fastidieuse d'autant plus que le mode de fonctionnement privilégié de BAL est le mode mono-poste.
Deux sous-réunions sont alors organisées : une pour la bourse aux livres et une pour la bourse aux fournitures.
Bourse aux livres
Gestion des adhérents
Une préoccupation de la FCPE 59 est la remontée des informations concernant les adhérents aux conseils locaux. Clairement cette remontée est jugée lente, partielle et fatidieuse.
Il est question des cartes d'adhérents, la FCPE 59 incite les conseils locaux à commander ces cartes. Un chèque de caution doit être fourni qui correspond au montant des adhésions espérées mais il n'est pas encaissé avant accord du conseil local. Des réductions sont accordées sur présentation de cette carte.
Les administrateurs de la FCPE 59 encouragent les conseils locaux à remonter leurs adhérents via une exportation des données de BAL. L'intégration dans l'application nationale NORMA est alors immédiat. Sinon ce sont les secrétaires qui doivent rentrer à la main les adhérents, tâche qui dure 6 mois. Comme l'an passé je fais état de ma réticence à fournir à la FCPE nationale les coordonnées complètes des adhérents au conseil local (numéros de téléphone et adresses de courriel). Comme l'an passé, toutes les assurances me sont faites par oral. Il est dit que la FCPE nationale ne peut pas utiliser les données départementales sans accord de la fédération départementale. Il est dit que la FCPE nationale ne vend pas ses fichiers et que les administrateurs nationaux sont très vigilants sur la protection des données. A la suite de cette discussion, Xavier Rouilly annonce qu'un engagement sur la non divulgation des données de BAL va être ajouté dans la charte du logiciel. NdR : si cet ajout est réalisé et si une phrase avertissant les adhérents de la remontée de ses informations au niveau national est portée sur les bulletins d'adhésions, pourquoi pas envoyer les adhérents via BAL ? J'y vois l'avantage de ne pas surchager les secrétaires de la fédération.
Une discussion est lancée sur l'utilisation de BAL en mode multi-poste. La recommandation des gestionnaires du logiciel est une utilisation en réseau local avec un poste maître et des postes esclaves. Cette utilisation ne permet pas de travailler à domicile. L'expérience du lycée Fénelon avec une base de données sur un serveur Internet est discutée. Cette méthode permet de travailler au lycée pour peu qu'une connexion Internet soit mise à disposition et au domicile. Par contre, l'utilisation d'une base distante rend le logiciel lent car non vraiment testé dans ce mode. De plus, lors d'une mise à jour du logiciel, la mise à jour de la base de données ne se fait pas. Il faut la faire manuellement. Au cours de la discussion une autre solution que la mise à jour manuelle est évoquée. Il suffirait d'exporter la base de données du serveur distant, de l'importer sur une instance de BAL configurée en local, de laisser le logiciel mettre à jour la structure des données lors de l'importation, d'exporter la base restructurée en local et enfin d'importer la base restructurée sur le serveur distant. La secrétaire générale recommande que le fonctionnement avec une base distante soit rendue plus facile à utiliser.
Nouveautés bourse aux livres 2017
Xavier Rouilly commence par indiquer que les informations sur le second parent seront effacées (ou du moins cachées) dans le logiciel. Il semble que l'adhésion doit se faire à titre personnel et non pas familial. Des raisons sont invoquées concernant la vie privée (un parent pouvant divulger des informations sur le second sans son accord). Une discussion s'ensuit dont la teneur est que cette mesure pourrait poser problème. Elle rendra, en tout cas, encore plus difficile de joindre les parents.
Un autre point légal est que le terme de location a été attaqué par les éditeurs de manuels scolaires. Il serait donc question de changer, dans le logiciel, toute référence à la location en faveur de "prêt avec redevance" ou de "mise à disposition". Ce point a une incidence sur la date de livraison de la version 2017 de BAL. En effect la FCPE nationale n'a pas encore tranché sur ce point et la livraison est repoussé à la première quinzaine d'avril. La secrétaire générale de la FCPE 59 indique qu'une lettre sera envoyée pour souligner l'importance d'une décision rapide.
Il est aussi question du site de pré-inscription. Cette fonctionnalité est très attendue par les actuels utilisateur de BAL. Elle permet à des parents de se pré-inscrire et de rentrer toutes les informations utiles (coordonnées, section de l'enfants, langues et options). Yvon Abalé indique qu'il recommence ce site à partir de zéro et qu'il espère pouvoir l'activer fin mai ou début juin. Une importation automatique des données de ce site dans le logiciel BAL est prévue, ce qui soulage de la tâche fastidieuse de rentrer les foyers et surtout qui évite les erreurs de recopie. Une configuration particulière du logiciel BAL est nécessaire pour permettre l'importation, un bouton "Import foyer" est alors disponible à coté des boutons "Créer foyer" et "Modifier foyer". A terme, il sera possible d'exporter la structure des sections de BAL dans le site de pré-inscription. Pour l'instant, les informations importées s'affichent dans un onglet à coté des onglets de scolarité.
D'autres nouveautés moins importantes sont présentées. Il est possible d'exporter les informations de comptabilité au format du logiciel EBP. Il devient plus facile de supprimer une section ou une option. Il faut commencer par la déclarer obsolète ce qui interdira toute utilisation dans une scolarité. Ainsi l'année suivante la suppression sera possible.
Suite à une question il apparaît que la gestion de la carte HDF est déjà prévue dans BAL. Dans le menu "Fichiers"->"Outils"->"Options", il est possible de remplacer le système de chèques livres par celui dans la carte région. Dans ce cas il est possible de renseigner, au niveau du réglement, le numéro de la carte région et le numéro de récipissé. Une autre question est posée concernant la suppression des anciens adhérents. Cela est possible au moment du basculement d'année, il faut cocher l'option de suppression des anciens élèves de terminale, les foyers sans enfant inscrits seront alors supprimés.
Bourse aux fournitures
Les participants se regroupent ce qui permet d'avoir un écho des discussions concernant les bourses aux fournitures. Il est convenu que le logiciel bourse aux fournitures sera envoyé aux participants. De même le catalogue des fournitures FCPE va être envoyé par courant avril.
Calculatrices
Lors de l'accueil nous avons appris, par le trésorier de la FCPE 59, que les tarifs pour les calculatrices allait être renégocié. Les nouveaux tarifs seront envoyés courant avril. En marge de la réunion, le trésorier maintient que les calculatrices ne peuvent pas être vendues à perte. Cette question avait déjà été soulevée par l'ancien trésorier-adjoint mais sans qu'aucun texte précis ait pu être présenté. Le trésorier s'engage à interpeller le conseil juridique de la FCPE nationale pour régler cette question. En cas d'un retour exploitable, nous le transmetterons à l'association PEEP de Fénelon et nous reléveront les tarifs de la calculatrice avec un certain soulagement. En effet la subvention de 40 euros par calculatrice pèse lourdement sur notre budget. NdR : avis pris auprès d'un juriste, il semble que la vente à perte ne concerne que les commerçants, pas les associations offrants des services à leurs adhérents.
