DOSSIER SCOLAIRE DE L'ELEVE

Pour l'information des parents :

Dossier scolaire de l'élève

Suivi du dossier, changement d'établissement, bourses

Mise à jour : 16 mai 2013 - Actualisation prévue : mai 2014

La finalité du dossier scolaire est de disposer d'informations sur l'élève, sur son(ses) responsable(s) légal(aux), ainsi que sur l'historique de

sa scolarité. Ces données sont nécessaires au suivi de sa scolarité et à la gestion administrative et financière de son dossier.

1. Les objectifs

Disposer d'une base de données numériques (base élèves établissement – BEE) et de dossiers actualisés ;

disposer d'une seule base unifiée de référence, permettant des extractions et facilitant ainsi la maintenance et la mise à jour ;

rationaliser les démarches pour les établissements et pour les usagers ;

assurer la fiabilité des actions ;

assurer le respect de la confidentialité des informations et des actions, ainsi que de la réglementation ;

assurer la conservation d'informations (archivage) et l'organiser.

2. Les moyens mis en oeuvre et leur gestion

Le dossier scolaire de l'élève se présente communément sous les deux formats suivants : le format "papier" et le format numérique.

a) Le dossier "papier"

Le contenu du support "papier" varie selon les académies et surtout selon les établissements, mais à titre d'exemple on peut y trouver les

éléments suivants :

identité de l'élève, fiche d'inscription, renseignements relatifs aux droits parentaux, exeat. Un soin tout particulier devra être accordé à

l'inscription des élèves dont l'autorité parentale est exercée de manière conjointe par deux responsables légaux séparés ou divorcés.

Consulter la référence dans la rubrique "pour aller plus loin" ;

bulletins trimestriels, résultats d'évaluations, documents relatifs à l'orientation et à l'affectation (fiche de liaison, notification d'affectation,

etc.) ;

attestations diverses (au collège, livret personnel de compétences, incluant l'attestation scolaire de sécurité routière (ASSR), le brevet

informatique et internet (B2i), le module prévention et secours civiques de niveau 1 (PSC1) ;

conventions de stages, contrats de dispositif d'alternance ;

sanctions disciplinaires…

Chaque dossier doit être mis à jour quand cela est nécessaire. Il doit être transmis à l'établissement suivant. Dans le domaine des punitions

et des sanctions : les avertissements, blâmes et mesures de responsabilisation sont effacés du dossier administratif à l'issue de l'année

scolaire. Les autres sanctions, hormis l'exclusion définitive, sont effacées du dossier administratif au bout d'un an, jour pour jour.

Sauf pour l'exclusion définitive, l'élève peut demander l'effacement de toutes les sanctions de son dossier lorsqu'il change d'établissement.

Si l'effet éducatif de la sanction n'est pas avéré, son effacement pourra être refusé. Les sanctions sont effacées du dossier au terme de sa

scolarité dans le second degré.

b) Le dossier numérique

Il est aujourd'hui intégré à la base élèves, clé de voûte du Système d'information pour les élèves de collèges, de lycées et pour les

établissements (SIECLE). De façon non exhaustive, on y saisit (et intègre) les données relatives aux domaines suivants :

identification de l'élève ;

scolarité – responsables ;

adresse élève ;

scolarité – historique ;

diplômes – certifications.

Les informations contenues et restituées par la base élèves doivent être fiables. En effet, les erreurs et les omissions sont lourdement

préjudiciables à l'image ainsi qu'à l'efficacité des services qui les utilisent. La base doit être mise à jour dès que cela est nécessaire. Les

transferts de dossiers peuvent se faire dans SIECLE soit automatiquement lors des affectations, soit être déclenchés par les

établissements.

La constitution et le traitement de fichiers de données à caractère personnel donnent lieu à une déclaration à la Commission nationale de

l'informatique et des libertés (CNIL) par les services rectoraux.

c) L'inscription

Au-delà d'une simple fonctionnalité administrative, l'inscription revêt un caractère fortement stratégique en termes d'image et d'accueil du

Au-delà d'une simple fonctionnalité administrative, l'inscription revêt un caractère fortement stratégique en termes d'image et d'accueil du

public. Concevoir un rétro-planning des opérations permet ainsi de répondre à des questions techniques qui peuvent avoir beaucoup

d'incidences sur le premier contact des parents d'élèves avec l'établissement. On pourra par exemple distribuer les dossiers suffisamment

tôt dans les écoles ou les collèges de manière à laisser aux familles le temps nécessaire au renseignement des pièces.

3. Les acteurs concernés et leurs droits

Les dossiers "papier" sont mis à jour par les secrétariats et consultables par tous les personnels (de direction, d'enseignement, d'éducation)

en un lieu non accessible au public.

Au niveau de SIECLE, les personnels de secrétariat et d'intendance ont des droits de mise à jour dans leur champ d'intervention. La vie

scolaire, les enseignants, les services médico-sociaux ont des droits de consultation permettant ainsi l'exploitation des données. La vie

scolaire intervient souvent en saisie au niveau des absences.

Ces droits relèvent de la responsabilité du chef d'établissement.

La base élève et les dossiers "papier" doivent répondre aux besoins et aux exigences de contrôle et de confidentialité. Dans SIECLE,

l'accès à la base élève n'est accordé qu'à un nombre restreint de personnes, avec des droits limités.

C'est le chef d'établissement qui gère la délégation de ces droits de consultation ou de mise à jour dans le module "DELEG-CE".

4. Conservation et archivage

On veillera à l'actualisation des dossiers (notamment pour l'effacement des sanctions éventuelles).

La durée d'utilité administrative des dossiers scolaires est de 50 ans. Elle est réduite à 10 ans si l'établissement possède un récapitulatif

complet de la situation administrative et pédagogique des élèves.

Les modalités de leur tri avant versement aux archives départementales sont précisées dans l'instruction n° 2005-003 du 22 février 2005

(références dans la rubrique "textes officiels en vigueur"). Consulter un extrait du BO correspondant, avec le tableau de tri et d'archivage

surligné pour tout ce qui concerne l'EPLE, ce qui en facilite la lecture (pdf 846 Ko). Consulter également un extrait de ce tableau, réalisé par

l'académie de Limoges (doc 38 Ko), relatif plus particulièrement aux documents de la vie scolaire, pédagogiques et de santé scolaire.

5. Les bourses accordées aux élèves et à leurs familles

Les différentes bourses sont les suivantes :

les bourses nationales et les aides à la scolarité (dont les bourses au mérite) ;

les bourses attribuées par les collectivités territoriales.

La gestion administrative de ces dossiers de bourses est de la responsabilité des services de secrétariat et d'intendance.

Extrait du site gouvernemental mis en ligne par Guy JESSENNE