Compte-rendu de la réunion FCPE "Formation trésorier d'association locale", tenue le 19 octobre 2013.

Compte-rendu de la réunion FCPE "Formation trésorier d'association locale",
tenue le 19 octobre 2013 (9h20-12h15).

I) Introduction

  La réunion débute par un tour de table des participants, l'assemblée est constituée
majoritairement de trésoriers dont certains avec des problèmes liés à un manque de
transmission de documents par le bureau précédent.

  La réunion est menée par le trésorier de la section départementale Nord de la FCPE
avec de nombreuses interventions de la présidente de la dite section.

  La première partie de la présentation concerne la comptabilité d'une association
sur un plan général. Le seconde partie est plus spécifique aux associations FCPE locales
avec la présentation d'un grand nombre de documents destiné à faciliter la comptabilité.

II) Généralités

  Concernant les aspects généraux, les points suivants sont évoqués.

  * Les associations de parents locales sont soumises a assez peu de contraintes au
vu du faible montant des budgets manipulés et des subventions reçues.

  * Les principes d'une bonne comptabilité sont l'indépendance des exercices,
la prudence, la sincérité et la continuité de l'activité auxquelles un participant, comptable
de son état, rajoute la permanence des méthodes.

    - L'indépendance des exercices nécessite de fixer la période de l'exercice. Pour les lycées
avec une bourse aux livres, il est préconisé de prendre de fin juillet à fin juillet. En fin
d'exercice il faut faire approuver le bilan financier lors d'une assemblée générale. Le bilan
financier doit être signé par deux adhérents non membres du bureau.

    - Les contraintes des établissements possédant une bourse aux livres ou une bourse aux
fournitures peuvent faire que des recettes de l'exercice suivant soient acquises en fin d'exercice
courant (par exemple des locations payées en juin). Il y a aussi parfois nécessité de différer
l'encaissement de chèques (par exemple pour l'échange avec des chèques livres). Dans ce cas il est
conseillé d'effectuer une seconde assemblée générale après l'assemblée de rentrée de désignation
du bureau, cette seconde assemblée étant plus orientée finances.

    - Un participant fait remarquer qu'il faut choisir entre l'encaissement des recettes au plus
tôt (dès juin par exemple) ou différé (vers octobre quand les échanges chéques / chéques-livres
sont effectués) mais qu'il faut garder la même façon de procéder sauf justification circonstanciée
(principe de la permanence des méthodes).

    - A propos des encaissements, une question est posée par de multiples participants : comment
stocker les chèques des recettes (adhésion, location des livres, achats de fournitures, ...).
La présidente de la FCPE Nord indique que les établissements refusent de stocker ces chèques
pour des raisons de responsabilité. Des participants indiquent que certains établissement le font
pourtant. Les trésoriers de la FCPE Nord insistent sur le fait de bien vérifier les libellés des
chèques et de tenir à jour la liste des recettes avec les numéros de chaque chèque, ce qui peut
être une information capitale en cas de vol. Il est indiqué que les chèques sont généralement
gardés au domicile du trésorier, voire parfois dans des classeurs laissés dans l'établissement.
La présidente indique que la FCPE possède une assurance qui pourrait être utilisée. Elle dit aussi
que des cas de vols de chèques ne lui viennent pas en mémoire. Un chèque bien libellé est
inutilisable par le voleur.

  * Les raisons de la tenue d'une bonne comptabilité ont été données, d'abord la comptabilité
est obligatoire, ensuite elle permet de rendre compte aux adhérents, aussi une comptabilité
honnête est une pièce importante pour convaincre ses partenaires (fisc, banques, URSAFF, ...)
de sa bonne foi, enfin elle est aussi très utile pour évaluer ses propres capacités (par
exemple pour envisager l'achat d'une nouvelle série de livres).

  * Les associations de parents, sauf cas très particuliers, sont uniquement tenues à une
comptabilité en partie simple. Il s'agit tout bonnement de garder trace des recettes et des
dépenses via des enregistrements chronologiques. Une question a été posée concernant la granularité
des enregistrements. Il a bien été répondu que les enregistrements devaient être fait chèque par
chéque. Dans le cas d'un paiement en liquide, il faut aussi lister tous les paiements. Cela dit
les fiches d'adhésion ou de location de livres sont déjà des pièces justificatives. Une intervenante
a mis sur le tapis la question des vérificateurs aux comptes. Les responsables de la FCPE Nord
ont bien indiqué qu'il faut nommer des vérificateurs en assemblée générale et qu'ils s'agissait
généralement des anciens trésoriers de l'association. Une demande est faite par un participant pour
que les documents de comptabilité soient uniformisés pour que les nouveaux puissent se retrouver
dans les comptes des sortants. Il est répondu que cette formation "trésorier" est un pas dans cette
direction. Il est aussi évoqué le rôle primordial d'un cahier dans lequel on colle tous les
documents comptables (y compris les sorties informatiques). Il est demandé combien de temps garder
les bulletins d'adhésion, la réponse donnée est qu'il faut les conserver un an.

  * La comptabilité en partie double est évoquée rapidement. On apprend qu'il existe un plan
comptable pour les association d'une trentaine de pages, que la comptabilité en partie double
s'incrit autour des concepts de débit et de crédit, que chaque opération doit s'incrire dans
les deux colonnes pour que ces colonnes soient finalement équilibrées. Les deux grands documents
de cette comptabilité sont le bilan et le compte financier.

III) Comptabilité FCPE et documents

  Après une assez longue pause, la seconde partie de la présentation nous liste les étapes
spécifiques à une associations de parents FCPE et nous donne à voir des documents qui permettent
d'en faciliter la comptabilité.

  * On commence par la préparation et le contenu de la première assemblée générale. Déjà avant
l'AG il faut commander les bulletins d'adhésion à la FCPE Nord. La part locale de la cotisation
à la FCPE est à fixer en assemblée générale mais n'entrera en vigueur que l'année suivante. Pour
information, en 2013, la part départementale est de 4 euros (valeur la plus faible nationalement,
certains départements ponctionnant jusqu'à 20 euros) et la part nationale est de 6 euros. Durant
l'AG le bilan financier de l'exercice précédent doit être présenté, approuvé par l'ensemble des
adhérents présents et être signé par deux adhérents non membres du bureau. Les noms doivent être
présents avec la signature. Lors de cette AG, le trésorier doit venir avec toutes les pièces
justificatives et les signataire doivent pouvoir vérifier les comptes par sondage s'ils le
souhaitent. Il est rappelé que les pièces justificative de type tickets de caisse doivent être
photocopiés car ils s'effacent assez vite. Un exemple de bilan financier est présenté. Le
trésorier FCPE Nord insiste sur les lignes "recettes/dépenses constatées d'avance" qui peuvent
être utilisées pour inscrire les adhésions encaissées par avance (i.e. avant le début de
l'exercice concerné). La présidente de la FCPE Nord intervient assez longuement, j'en ai retenu
que le bilan financier n'avait pas a être complexe, il s'agit d'un simple tableau avec les
colonnes recettes et dépense avec des lignes bien choisies pour être significatives. Elle
indique aussi que cette année la FCPE Nord demandera les bilans financiers des associations.

  * Deux fiches sont présentées : la fiche bureau qui liste les membres du bureau local avec
quelques informations (le courriel est très important) et une fiche signalétique du conseil local.
Ces documents sont présentés comme importants pour l'antenne départementale pour aider les futurs
bureaux en leur donnant les coordonnées des précédents. Il est rappelé que le bureau et le conseil
d'administration de l'établissement sont deux entités séparées. En particulier, le président
du bureau n'a pas obligation d'être élu au CA. Il est rappelé que le bureau doit être déclaré à
la préfecture même s'il s'agit d'une obligation parfois (souvent ?) oubliée.

  * Une intervention de la présidente de la FCPE Nord pour présenter son "crédo" concernant
l'indépendance des associations de parents d'élèves. Elle indique que seules les associations
fédérées peuvent être considérées comme indépendantes. C'est l'aspect fédéral de la FCPE qui
lui permet d'aller intervenir dans tel ou tel établissement. Les autres associations sont le
plus souvent liées à un maire, un chef d'établissement, etc.

  * Une adresse de courriel à retenir : fcpe59@orange.fr, ne pas hésiter à poser des questions
à demander des informations. La formation ne se limite pas à la présentation.

  * Une fiche de contrôle de la trésorerie est présentée. Cette fiche donne simplement, exercice
par exercice, les totaux des comptes bancaires, des livrets et de la caisse. La caisse ne devrait
jamais contenir plus de quelques centaines d'euros.

  * Trois documents concernant les adhésions sont présentés (je n'ai pas réussi à lister ces
documents hormis le document concernant les adhésions extérieures, c'est à dire des parents ayant
cotisé à un autre établissement). La présidente de la FCPE Nord indique qu'il faut demander la
carte d'adhérent FCPE. Il n'y a pas à ce sujet de consensus parmi les participants, certains
ne se sentant pas de ne pas croire les parents sur parole. A ce sujet une intervenante demande
que faire au sujet d'un parent ayant été élu sur la liste FCPE dans son établissement mais
tardant à payer sa cotisation. Les responsables de la FCPE Nord indiquent clairement que le
parent est légitimement élu et doit donc siéger. La seule possibilité est de lui réclamer
sa cotisation ou éventuellement demander au chef d'établissement de bien préciser que ce parent
ne représente en aucun cas la FCPE. La présidente de la FCPE Nord indique que l'on ne devrait
mettre dans les parents éligibles que les parents à jour de leur cotisation. Il est demandé
aux associations locales de remonter rapidement la liste des adhérents ayant demandé un
abonnement à une publication (question de respect vis à vis de ces parents, certains venant
se plaindre a la FCPE Nord de ne rien recevoir). Concernant la part faible de cotisation
réclamée par la FCPE Nord (4 euros), la part solidaire est présentée comme une solution pour
faire contribuer plus ceux qui peuvent, ne pas hésiter à faire publicité de cette possibilité.
Les parents sont en droit d'obtenir un justificatif de don pour obtenir une ristourne de 66%
sur leurs impôts. La fédération départementale peut fournir les modèles de justificatifs.
Il est rappelé que les représentants FCPE aux conseils de classes doivent être des adhérents.
Concernant le montant de la part locale, la direction de la FCPE Nord indique que cette part
va de 0 euros a 9 euros selon les établissements. Des participants indiquent avoir laissé la part
locale à 0 euros malgré des besoins en financement à cause de la concurrence avec la PEEP.
Certains intervenants sont assez perplexe devant la complexité de la fiche listant les
adhérents et qu'il faut remonter à la FCPE Nord (elle contient de nombreuses colonnes). Il
est indiqué que certains logiciels (BAL ou BAF pour les bourses aux livres ou aux fournitures)
permettent de générer automatiquement cette liste. Quelques questions sont posées au sujet de
ces logiciels. Il est indiqué que des formations spécifiques à ce sujet sont prévues.

  * Une fiche "trésoriers" est présentée qui a pour but de garder mémoire des différents trésoriers
de l'association locale pour pouvoir aider les suivants ou pouvoir remonter aux responsables si
le besoin se fait sentir.

  * Une fiche inventaire du patrimoine est présentée mais ne concerne que les associations
possédant leurs propres locaux ou matériels (ordinateurs).

  * Enfin sont présentées les fiches recettes et dépenses. Ces fiches sont mensuelles ou annuelles
suivant le nombre d'enregistrements réalisés. La première ligne de ces fiches concerne le report
de la fiche précédente (comptes, livrets et caisse). Les colonnes pour décrire les recettes ou
les dépenses sont à adapter aux spécificités des établissements. Pour les dépenses, le trésorier FCPE
Nord recommande de numéroter les justificatifs en utilisant l'année, le mois et un numéro d'ordre.

  * Deux autres fiches sont présentées : arrêté mensuel ou trimestriel à présenter en AG et une
fiche de contrôle de trésorerie. Je n'ai rien noté sur ces fiches, la réunion ayant un peu dépassé
l'horaire prévu.

  Il est à noter que l'ensemble des fiches doit être transmis aux participants par courriels (non
reçu au 21/10/2013).  Durant la réunion il a aussi été distribué un petit carnet contenant des
informations intéressantes parfois évoquées durant la réunion. Il s'agit d'un document
complémentaire plutôt que d'un résumé de la présentation.

CR préparé par Xavier REDON diffusé après relecture de Guy JESSENNE